Organisation de bureau et efficacité du travail administratif

Le travail de bureau, avec ses multiples tâches et fonctions, occupe une place essentielle dans l’entreprise. Cela tout le monde le sait. Ce que l’on réalise moins par contre, c’est qu’une organisation efficace du travail de bureau contribue significativement au rendement et à la prospérité de l’entreprise.

En effet, il n’y a pratiquement aucune dimension ou fonction d’entreprise qui n’est pas touché ou dépendant du travail de bureau. Si celui-ci est désorganisé, inefficace, c’est le département ou le service en entier qui en souffre, avec ce que cela entraîne.

En perte de temps chercher les dossiers, et une fois que l’on le retrouve à décoder leur statut.

D’énormes pertes de productivité sont occasionnés parce que les dossiers n’ont pas été traités correctement et dans le délai requis.

Que faire des papiers, documents et dossiers qui arrivent chaque jour sur votre bureau. Comment les traiter efficacement et dans quel ordre. Plus que la gestion des priorités et du temps.

Ne laissez pas la paperasse vous envahir !

Au terme de ce programme de formation ni la gestion des courriels, ni la gestion des dossiers, ni la gestion des priorités n’auront de secrets pour vous.

1. Définir les fonctions types et l’importance relative des principales tâches du travail de bureau dans l’entreprise

2. Gagner une compréhension claire du modèle optimal d’organisation du travail de bureau

a. Décrire les caractéristiques clés de cette organisation et le niveau de rendement à cibler dans les sphères suivantes :
– L’organisation de l’espace de travail
– La gestion des priorités dans le temps
– L’utilisation des logiciels Word et Excel
– L’automatisation de tâches administratives
– La gestion des communications écrites
– La gestion des dossiers papiers et électroniques
b. Discuter et cibler les meilleurs indicateurs de rendement et le tableau de bord de suivi de ces indicateurs.

3. Comprendre les règles de base de l’ergonomie et d’un espace bureau organisé

a. Se familiariser avec les principes d’ergonomie à respecter pour un maximum de confort au travail et pour prévenir les blessures
b. Décrire les zones distinctes de l’espace à adopter
c. Adopter une méthode de préservation de ces zones garantissant un bon ordre
d. Suggérer les types de rangement de dossiers papiers et de fournitures de bureau

4. Gagner la maîtrise d’une méthode simple et efficace de gestion des priorités et du temps

a. S’exercer en temps réel sur deux méthodes de gestion du temps et des priorités
b. Apprendre comment utiliser Outlook comme outil de gestion du temps et des priorités
c. Savoir composer efficacement avec les interruptions et autres sources de distraction
d. Apprendre comment respecter les échéanciers et les priorités établis
e. Déceler les sources de procrastination et apprendre à réagir en conséquence

5. Se familiariser avec les applications les plus utiles et les plus fréquentes des logiciels Excel et Word

a. S’exercer à l’automatisation de la présentation (styles, thèmes, modèles) et de la conception de rapports et de formulaires Word
b. Apprendre comment facilement et rapidement enrichir un document Word (numérotation automatique, table des matières, insertion d’images et de tableaux, etc.)
c. Adopter de bonnes habitudes en protection de documents et de codes d’accès
d. Apprendre à faire une utilisation optimale des principales fonctions Excel et à créer une présentation élégante de chiffriers Excel

6. La bureautique : Identifier les tâches répétitives et les automatiser

a. Survol descriptif des principales solutions de bureautique sur le marché
b. Comprendre les nombreux avantages pour l’entreprise d’automatiser certaines tâches administratives
c. Appliquer une méthode de sélection des tâches à automatiser

7. Le grand dossier de la communication écrite : comment gérer efficacement les courriels

a. Adopter de bonnes habitudes de consultation et de traitement des courriels entrants
b. Se familiariser avec une méthode efficace de classement et de retracement des courriels
c. Apprendre comment toujours préserver quotidiennement une boîte de réception vide
d. Identifier les règles du savoir-vivre dans la rédaction de courriels
e. Savoir comment produire des courriels rapidement et sans erreur

8. Apprendre comment adopter un système efficace de classement des fichiers électroniques et des documents papier

a. Développer un plan intégré de gestion des documents pour son entreprise, incluant :
– Un plan de classification
– Un calendrier de conservation
– Un index de repérage
– Adopter une méthode uniforme de nomenclature des documents et fichiers